จากบทความตอนที่ผ่านมา แนวคิดในการลดต้นทุนด้าน IT สำหรับองค์กรขนาดเล็ก ตอนที่ 1 ผมได้กล่าวถึงในเรื่องของ Hardware Software และ Network ไปพอสมควรแล้ว สำหรับบทความนี้เราจะมาดูกันต่อ ว่าการลดค่าใช้จ่ายด้าน IT นั้นสามารถทำอะไรได้อีกบ้าง
การสื่อสารถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่มีความสำคัญกับหน่วยงาน และองค์กรต่าง ๆ เป็นอย่างมากในปัจจุบัน โดยเฉพาะ Email สำหรับองค์กรขนาดใหญ่มักนิยมตั้งระบบที่เรียกว่าระบบ Email Server ขึ้นเองทั้งนี้เพื่อช่วยให้การบริหารจัดการผู้ใช้จำนวนมากสามารถทำได้สะดวกมากขึ้น อาจจะจัดทำเป็น Email ที่สื่อสารผ่านระบบ Internet หรือ Email ภายในองค์กรที่ทำงานผ่านระบบเครือข่ายภายในองค์กรนั้น มักจะมีนามสกุลของ Email ที่เป็นเอกลักษณ์ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เป็นต้น
หากคุณไม่ซีเรียสว่า Email จะต้องเป็นชื่อองค์กร ผมแนะนำให้คุณลองเปรียบเทียบฟรี Email จาก 2 ค่าย นั่นคือ Gmail และ Outlook.com เนื่องจากฟรี Email จาก 2 ค่ายนี้ได้รับความนิยมมาอย่างเนิ่นนาน อย่างน้อยการใช้บริการฟรี Email ที่ได้รับความนิยมนั้นก็มีความเป็นสากลอยู่ในตัวของมันอยู่แล้ว การใช้ฟรี Email ช่วยให้คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายในการวางระบบ Server และลดค่าใช้จ่ายในส่วนของผู้ดูแลระบบได้มากทีเดียว
เมื่อกล่างถึงฟรี Email ปัจจุบันนอกจากที่คุณสมัครฟรี Email แล้ว คุณจะได้รับบริการเสริมต่าง ๆ เช่นพื้นที่เก็บข้อมูลบนเว็บไซต์ที่ปัจจุบันนิยมเรียกกันว่า Cloud Computing หรือ Cloud Storage เป็นต้น
เก็บข้อมูลบน Cloud Storage นั้นดีอย่างไร?
ไม่เพียงเฉพาะผู้ให้บริการฟรี Email ที่ผมได้กล่าวมา ปัจจุบันมีเว็บไซต์ที่เปิดตัวในลักษณะของ Cloud Storage อยู่มากมาย ส่วนใหญ่จะให้บริการฟรีจำนวนหนึ่ง เช่น หากคุณเลือกใช้บริการฟรีจะได้รับพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูล 2 GB หากต้องการมากกว่านี้จะต้องมีค่าใช้จ่าย เป็นรายเดือน หรือเป็นรายปี เป็นต้น ตัวอย่างเว็บไซต์ที่ให้บริการในลักษณะนี้คือ Mediafire, Dropbox, 4Shared เป็นต้น ประโยชน์ที่ได้รับจากบริการประเภทนี้คือ ไฟล์ต่าง ๆ จะถูกฝากบนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการซึ่งรักษาความปลอดภัยด้วย Username และ Password การเข้าถึงไฟล์สามารถเข้าถึงได้ด้วยอุปกรณ์หลายประเภทไม่ว่าจะเป็น Computer, Notebook, Tablet หรือ Smartphone ทำให้มีความสะดวกสบายเป็นอย่างมาก เรียกได้ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงไฟล์ของเราได้ (ถ้ามี Internet)
นอกจากพื้นที่เก็บข้อมูลแล้ว ปัจจุบันมีการพัฒนา Application ในลักษณะของ Web Application ซึ่งช่วยในการอำนวยความสะดวกในการสร้างเอกสารในลักษณะต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น งานเอกสาร, งานตารางคำนวณ, งานนำเสนอข้อมูล เพราะฉะนั้นไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ใด ๆ ในการเปิดเว็บไซต์คุณก็สามารถสร้างงานเอกสารได้ในลักษณะเดียวกัน ที่สำคัญเอกสารเหล่านี้สามารถแชร์ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่าน Email หรือแชร์ผ่าน Social Network ต่าง ๆ
ถูกใจ และแนะนำบทความนี้ให้กับเพื่อนของคุณ
ส่งท้ายบทความ : เทคโนโลยีใหม่ ๆ มีให้เราเลือกใช้มากขึ้นทุกวัน หากต้องการให้งานมีประสิทธิภาพต้องเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม
บริการตอบคำถามทางด้าน IT ฟรี แค่สแกน QR Code แล้วเป็นเพื่อนกับ Ninetechno.com บน Line Official Account เราพร้อมช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหา และ Update เทคโนโลยีใหม่ ๆ อยู่เสมอ